Calefacción en oficinas y locales: 10 puntos que revisar este invierno

Este año ese salto es más grande de lo habitual. Según un estudio reciente, la factura media de noviembre con precio regulado subirá un 38 % respecto a noviembre de 2025, el nivel más alto para este mes en cuatro años. Y el consumo baja un 4 %: lo que sube es el precio. El término de energía del PVPC ronda los 0,215 €/kWh frente a los 0,135 €/kWh de hace un año, con el mercado mayorista cerrando octubre cerca de los 165 €/MWh (su máximo desde junio de 2022). En una oficina o un local, con potencias y horarios muy distintos a los de una vivienda, ese diferencial se nota mucho antes.

El frío, además, ya ha llegado: las previsiones meteorológicas situaron la entrada de lluvia generalizada y el descenso de temperaturas entre el 2 y el 5 de noviembre. En la mayoría de oficinas y locales de Barcelona la calefacción se enciende esta semana sin haberse revisado nada desde la primavera.

Lo que sigue no son consejos de ahorro energético, sino lo que conviene tener revisado y documentado en la instalación térmica de una oficina o un local antes de pasar el invierno con la calefacción encendida a diario.

Qué obliga la normativa en la calefacción de una oficina o un local

La climatización de un espacio profesional no es solo confort. Está regulada por el Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE, Real Decreto 1027/2007), modificado en 2021, y el titular (propietario, arrendatario u operador, según el contrato) tiene obligaciones que no desaparecen porque nadie las reclame.

Quién puede mantener la instalación según su potencia

El RITE distingue por potencia térmica nominal total:

• Entre 5 kW y 70 kW: el mantenimiento lo realiza una empresa mantenedora, siguiendo el Manual de Uso y Mantenimiento de la instalación.
• Más de 70 kW: además, es obligatorio un contrato de mantenimiento suscrito con el titular.
• Más de 5.000 kW en calor o 1.000 kW en frío: el mantenimiento se realiza además bajo la dirección de un técnico titulado competente.

El titular también puede mantenerla con personal propio mediante declaración responsable, aunque pocas oficinas y locales están en ese caso.

Registro de operaciones y certificado de mantenimiento

Toda instalación térmica debe contar con un registro de mantenimiento y reparaciones, que forma parte del Libro del Edificio. La empresa mantenedora lo elabora y hace las anotaciones, pero el titular es responsable de que exista y debe conservarlo al menos cinco años desde la fecha de cada operación.

Cuando el contrato es obligatorio hay además certificado de mantenimiento anual, con validez máxima de un año. Recoge la identificación de la instalación, la declaración de que se ha mantenido conforme al manual y a la IT 3, y el resumen de consumos del año.

Las periodicidades mínimas están en la tabla 3.1 del RITE. Las que más se repiten en usos distintos de vivienda:

• Resto de instalaciones de calefacción de hasta 70 kW: anual.
• Instalaciones de más de 70 kW: operaciones mensuales.
• Aire acondicionado de 12 a 70 kW: anual. Hasta 12 kW: cada dos años.
• Calderas murales de gas de hasta 70 kW: anual.
• Solar térmica de más de 14 kW: semestral.

Inspecciones periódicas de eficiencia energética

Desde el Real Decreto 178/2021 el umbral pasó de 20 kW en calefacción y ACS (12 kW en frío) a más de 70 kW de potencia útil nominal, con periodicidad de cuatro años. Si la instalación completa tiene más de quince años desde el primer certificado y supera los 70 kW, la inspección debe incluir un dictamen con medidas de mejora de eficiencia e incorporación de renovables.

El mismo real decreto introdujo los sistemas de automatización y control de edificios (BACS) en no residenciales de más de 290 kW, cuando sea técnica y económicamente viable, con 2025 como fecha límite para los existentes. Los edificios que cuentan con un sistema conforme a la IT 1.2.4.3.5 quedan exentos de esas inspecciones.

Coordinar este calendario no es lo mismo que ejecutarlo. Casa Badé puede organizar visitas, pedir presupuestos, reunir la documentación y hacer seguimiento, pero las operaciones de mantenimiento, los certificados y las inspecciones corresponden a la empresa mantenedora habilitada y al técnico competente cuando la normativa lo exige.

10 puntos que revisar en la calefacción de tu oficina o local

Un repaso de una mañana que evita la mayoría de sustos del invierno:

1. Quién mantiene la instalación y con qué documento. Empresa mantenedora, contrato en vigor y qué cubre exactamente. Sorprende la cantidad de espacios donde nadie sabe responder a esto.
2. Fecha del último certificado de mantenimiento. Si tiene más de un año, ha caducado.
3. Registro de operaciones al día. Que exista, esté anotado y se conserven los cinco últimos años.
4. Potencia térmica real de la instalación. Determina en qué tramo de obligaciones estás. Sin ese dato, todo lo demás es una suposición.
5. Última inspección de eficiencia energética. Si se superan los 70 kW, comprobar la fecha y si toca este año.
6. Horarios reales de arranque y parada. Muchas instalaciones siguen programadas con los horarios de hace tres mudanzas: calientan desde las seis de la mañana o los sábados.
7. Consignas de temperatura y quién puede modificarlas. Si el termostato lo toca cualquiera, el consumo lo decide el último que ha pasado por ahí.
8. Filtros, baterías y circuito de agua. Filtros sucios, baterías con polvo del verano y purgado pendiente explican buena parte de los «calienta mal y consume mucho».
9. Zonificación. Qué zonas se climatizan sin que las use nadie: almacenes, pasillos, salas vacías, plantas parcialmente ocupadas.
10. Incidencias abiertas del invierno pasado. Ese radiador que no calentaba en febrero sigue sin calentar. Si no se cerró entonces, no se ha arreglado solo.

Los errores que más caros salen

• Esperar al primer fallo. Una avería en noviembre se paga más cara y tarda más: todos los mantenedores de la ciudad están desbordados a la vez.
• Tener contrato pero no revisar qué incluye. Hay contratos que cubren la visita anual y poco más, y titulares convencidos de que lo cubren todo.
• No guardar la documentación. El registro y los certificados solo se echan en falta cuando llega una inspección, un siniestro o la negociación de un alquiler.
• Dejar la gestión repartida. Si el mantenimiento lo lleva un proveedor, la electricidad otro y la programación nadie en concreto, el espacio funciona peor de lo que suma cada contrato por separado.

Cómo mantener esto bajo control sin dedicarle medio día a la semana

Casi ninguna de estas tareas es complicada. El problema es que son muchas, llegan por canales distintos y caen siempre sobre la misma persona, que además tiene otro trabajo. El resultado habitual: la calefacción se revisa cuando deja de funcionar.

Organizarlo bien pasa por tres cosas: un calendario con las periodicidades que marca la normativa, un sitio donde se guarde la documentación de cada visita y alguien que haga seguimiento de las incidencias hasta cerrarlas. Eso forma parte de una gestión operativa de oficinas y espacios profesionales más amplia, igual que la limpieza, los consumibles o las revisiones obligatorias.

En Casa Badé coordinamos a la empresa mantenedora, pedimos y comparamos presupuestos, acompañamos las visitas técnicas, recogemos los certificados y hacemos seguimiento de lo pendiente. El cliente tiene un único interlocutor y deja de perseguir proveedores. Cuando el espacio necesita además revisión y supervisión continuada, lo trabajamos dentro del servicio de supervisión y control continuo del espacio.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener contrato de mantenimiento de la calefacción en una oficina?

Depende de la potencia térmica nominal total. A partir de 70 kW el contrato con empresa mantenedora es obligatorio. Entre 5 y 70 kW el mantenimiento debe hacerlo igualmente una empresa mantenedora siguiendo el Manual de Uso y Mantenimiento, aunque no se exija contrato.

¿Cada cuánto hay que revisar la calefacción de un local?

Las periodicidades mínimas están en la tabla 3.1 del RITE y dependen del equipo y de la potencia. Como referencia en usos distintos de vivienda: anual en calderas murales de gas y en el resto de instalaciones de calefacción de hasta 70 kW, y mensual en instalaciones de más de 70 kW.

¿Quién responde de que exista el registro de mantenimiento?

El titular. La empresa mantenedora lo elabora y anota las operaciones, pero la responsabilidad de que exista y se conserve al menos cinco años es suya.